Cómo Vic’s River Grill mejora sus eventos con Catering y eventos de Toast

Dirigir un restaurante no es tarea fácil, pero para William y su grupo de restaurantes dirigidos por su familia en Savannah, Georgia, el catering y los eventos se convirtieron en la piedra angular de su negocio. Durante los últimos 25 años, sirvieron a la comunidad de Savannah a través de cuatro establecimientos únicos, cada uno con su propio estilo y sabor característicos. En los últimos años, los eventos cobraron aún más importancia, ya que representan alrededor del 40 % de sus ventas totales. Como dice William: “A menudo bromeamos con eso: si pudiéramos dedicarnos al 100 % a los eventos, lo haríamos”.

Pero las cosas no siempre fueron tan sencillas para el grupo de restaurantes de William, sobre todo en lo que respecta a la gestión de eventos. Durante años, la coordinación de eventos dependía de lo que muchas pequeñas empresas siguen utilizando: hojas de cálculo y notas en papel. El proceso solía ser muy engorroso y manual. William sabía que era hora de modernizar sus operaciones y empezó a buscar una solución para gestionar su creciente negocio de eventos. 

Las dificultades de gestionar eventos a la antigua.

Antes de usar Catering y eventos de Toast, William y su equipo dependían de un método más tradicional para planificar sus eventos. “En la oficina, usábamos principalmente hojas de cálculo y papeles”, comenta. Este sistema solía generar confusión, con notas que se perdían y problemas de comunicación con los clientes. Cada vez era más difícil de gestionar, sobre todo a medida que aumentaba el volumen de eventos del grupo. Este proceso simplemente no era sostenible.

El punto de inflexión llegó cuando el grupo de William, que ya usaba el POS de Toast para las operaciones diarias de sus restaurantes, decidió solicitar una demostración del nuevo producto Catering y eventos de Toast Fue una decisión que revolucionaría su negocio.

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Llevar el negocio al mundo moderno

Para William y su equipo, adoptar Catering y eventos de Toast fue más que implementar una nueva herramienta; fue un cambio de mentalidad. “Toast nos ayudó a entrar al mundo moderno”, dice William. “Nos dimos cuenta de que la tecnología podía hacernos más eficientes, y todo empezó con los eventos”. 

Eligieron Catering y eventos de Toast porque estaba en sintonía con la relación que ya tenían con Toast. La plataforma ofrecía algo más que solo software; prometía una solución integral y cohesiva que se adaptaba a sus necesidades específicas. 

La solución Catering y eventos de Toast permitió al grupo de restaurantes centralizar todos los detalles de los eventos, lo que les dio a los gerentes acceso inmediato a todo lo que necesitaban, ya fuera en el restaurante o en cualquier otro lugar. Eliminó toda la confusión. William recuerda: “Ahora la responsabilidad recae en todos los gerentes para asegurar que satisfagamos las necesidades de nuestros clientes. Todos estamos siempre en sintonía”.

Este cambio tuvo un impacto profundo en su capacidad para ofrecer un servicio impecable. Al poder acceder en tiempo real a toda la información relacionada con el evento —planos de planta, notas, cronograma y preferencias de los invitados— desde cualquier dispositivo, el equipo pudo responder rápidamente a las necesidades de los invitados y asegurarse de que nada se pasara por alto. “Siempre estamos al día”, dice William. “Ya no se oye decir: ‘No sé de qué se habló’”. Todo está ahí mismo, y eso es de gran ayuda”.

Flexibilidad y personalización para adaptarse a las necesidades únicas de las empresas de eventos

Como uno de los primeros en adoptar la plataforma, el grupo de restaurantes de William aportó información valiosa que ayudó a mejorar Catering y eventos de Toast. Los cuatro locales del grupo de restaurantes funcionan de manera diferente y cada uno tenía necesidades específicas en lo que respecta a la gestión de eventos. “No hay una solución única para todos”, señala William. Pero lo que distinguió a Toast fue su disposición para escuchar y adaptarse. “Eso es lo que más me gustó”, afirma. “Me oíste, me escuchaste e hiciste cambios”.

La flexibilidad de Toast permitió que el equipo de William adaptara sus flujos de trabajo a la plataforma, al tiempo que ajustaban sus procesos para sacar el máximo provecho del software. Como explica William: “El hecho de que el equipo de Toast estuviera dispuesto a reunirse con nosotros por teléfono, comprender nuestro negocio y hacer los ajustes necesarios ha sido de un valor incalculable. Es raro encontrar ese nivel de colaboración”.

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Empoderar al equipo y optimizar las operaciones

Uno de los cambios más importantes para el grupo de restaurantes de William fue la forma en que Catering y eventos de Toast permitió a su equipo trabajar de manera más eficiente. Antes de adoptar la plataforma, la gestión de eventos dependía en gran medida de Nicole, la esposa de William, quien se encargaba de la mayor parte de la planificación. “Ella era la única que conocía todos los detalles”, recuerda William. “Si ella no estuviera allí, algunas cosas se pasarían por alto y nuestro equipo tendría que arreglárselas”.

Pero con la solución de Toast, Nicole ya no necesitaba estar presente físicamente en cada evento para asegurarse de que todo saliera bien. “Ahora ya no tiene que estar en el trabajo; puede gestionar los eventos desde casa y todo el mundo tiene acceso a la misma información a través de Toast”.

La capacidad de los gerentes para acceder rápidamente a todos los detalles de los eventos eliminó la necesidad de una comunicación constante. También empoderó a su equipo para que se hiciera totalmente responsable de la ejecución de los eventos. “La responsabilidad recae ahora en todos los gerentes, y eso ha sido la mayor ayuda”, afirma William.

Mirando hacia adelante: el futuro de los eventos con Toast

Aunque William está encantado con lo lejos que Catering y eventos de Toast llevó a su negocio, está aún más ilusionado con lo que está por venir. Ve el potencial de integrar aún más la plataforma con otras aplicaciones de Toast, como gestión de inventario y reservas. “Lo que más me ilusiona es que todo se comunique a la perfección”, comenta William. Para él, el verdadero valor del ecosistema de Toast reside en su capacidad para unificar todos los aspectos de las operaciones del restaurante en un solo lugar.

En cuanto al futuro de su grupo de restaurantes, William sigue siendo optimista. Gracias al crecimiento constante de su negocio de eventos y al apoyo continuo de Toast, está convencido de que seguirán prestando servicio a la comunidad de Savannah durante muchos años más. Y gracias a Catering y eventos de Toast, ahora están mejor preparados que nunca para hacerlo. 

“Ahora podemos gestionar un restaurante desde cualquier lugar”, dice William con una sonrisa. Y eso, para él, cambió todo.

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