Cómo crear una hoja de inventario de PAR

Cualquiera que haya tenido que hacer la gestión del inventario de un restaurante sabe que, sin importar el método que se use, el seguimiento del inventario de alimentos puede causar todo tipo de dolores de cabeza. Pero es una tarea esencial para hacer un seguimiento y tomar control de los costos del restaurante.

Algunas personas prefieren utilizar una solución de gestión de inventario integrada con su sistema de punto de venta, mientras que otras todavía usan papel y bolígrafo. Otra forma de hacerlo es creando una hoja de inventario de PAR. Profundizaremos en eso a continuación.

En este artículo, te mostraremos cómo puedes crear un sistema de gestión de inventario para tu restaurante usando una serie de hojas de PAR. Descarga estas plantillas de hojas de inventario de PAR para restaurantes.

¿Qué es el inventario de PAR?

El inventario de PAR es un método de seguimiento de existencias para restaurantes.

Los responsables de la toma de decisiones establecerán un PAR o una cantidad mínima de suministro necesaria en el local después de cada envío de inventario de alimentos.

El PAR estándar es la cantidad que esperas tener en tu establecimiento en un día dado, por lo que los PAR pueden cambiar según factores como la estacionalidad, el día de la semana, el clima, las celebraciones, los eventos y más.

¿Cómo se establece un nivel de inventario de PAR?

El primer factor que deberás considerar al establecer los niveles de inventario de PAR es con qué frecuencia recibes los artículos. Mientras que los alimentos más perecederos, como el pan, los productos agrícolas, los lácteos o los huevos, se pueden entregar a diario, es posible que otros ingredientes, como el aderezo para ensaladas o la harina, se entreguen solo una vez a la semana.

Cuantos más proveedores tengas, más tiempo tomará este proceso, pero lo más probable es que ya tengas la mayor parte de esta información documentada. Si estás comenzando desde cero, consulta los comprobantes de pedido y los recibos de tus proveedores.

A continuación, determina cuánto inventario de cada alimento se agota entre cada envío para fijar la cantidad de pedido de PAR.

Este es un ejemplo

Si el proveedor de alimentos congelados te entrega papas fritas todos los martes, tu nivel de PAR para las papas fritas debería ser el consumo semanal estándar de papas fritas más un poco extra en caso de emergencia, derrames, desperdicio o pedidos grandes.

Por lo tanto, si tienes 200 pedidos de papas fritas por semana y deseas un margen de seguridad del 10 %, siempre querrás tener suficientes papas para cubrir 220 pedidos después de cada envío de inventario.

Si una bolsa de papas fritas es suficiente para proporcionar 10 pedidos adicionales, tu PAR para papas fritas será de 22 bolsas, ya que 220 pedidos/10 pedidos por bolsa = 22 bolsas de papas fritas.

Así es como llegas a esa cifra:

• Agotamiento estándar de inventario + red de seguridad = nivel de PAR

• 20 bolsas + (10 % × 20 bolsas) = nivel de PAR

• 20 bolsas + 2 bolsas = nivel de PAR

• 22 bolsas = nivel de PAR

Así es como estableces un PAR estándar para cualquier alimento o ingrediente de tu restaurante.

Pedidos a proveedores según los niveles de PAR

Cuando hagas tu pedido de suministros alimentarios, compara la cantidad real de alimentos con tu nivel de PAR establecido.

Tu nivel de PAR no es la cantidad de tu pedido, a menos que agotes todo el inventario. El monto de pedido es lo que necesitas para reabastecerte y cubrir las necesidades de PAR estándar.

Volvamos al ejemplo de las papas fritas, donde quieres tener 22 bolsas a mano después de cada envío. Tal vez la semana anterior fue lenta, así que solo usaste 17 bolsas. Siempre que pidas inventario, empieza por tu cantidad de PAR (en este caso, 22 bolsas) y resta la cantidad sobrante (5 bolsas) para obtener tu pedido de inventario (17 bolsas).

• Nivel de PAR - inventario restante = tamaño del pedido

• 22 bolsas - 5 bolsas = tamaño del pedido

• 17 bolsas = tamaño del pedido

En este ejemplo, 17 bolsas es el pedido que debes realizar en una situación cotidiana, ya que así repondrás tu inventario al nivel necesario de PAR de 22 bolsas.

¿Qué ocurre en situaciones en las que puede necesitarse más comida?

Si recibes un pedido de catering con algunos días de antelación o si tus proveedores te informan que una gran tormenta podría afectar la disponibilidad de alimentos, puedes adelantarte y modificar el tamaño del pedido.

Es posible que la próxima semana sea el Día Nacional de la Papa Frita, y sabes que necesitarás más inventario para satisfacer la demanda de papas fritas de tus clientes. En ese caso, pide las 17 bolsas para satisfacer la demanda regular más cualquier inventario adicional requerido. Si tienes un sistema de POS que registra los datos de ventas anuales de tu restaurante, podrías incluso volver a las ventas del año pasado en el Día Nacional de la Papa Frita para hacerte una idea de cuántas bolsas extra deberías pedirle a tu proveedor.

Cómo usar una hoja de inventario de PAR para restaurantes

Las hojas de inventario PAR hacen que el proceso de establecer estos niveles de PAR y determinar la cantidad mínima de pedido sea mucho más fácil para ti.

Usando la plantilla que se compartió al principio de este artículo, simplemente sigue el método descrito anteriormente: ingresa en las hojas las cantidades de PAR, inventario restante y PAR para emergencias/eventos.

La hoja de PAR informatizada hará los cálculos por ti y el resultado será la cantidad del pedido que deberás solicitar a los proveedores.

A continuación, te presentamos algunas preguntas frecuentes sobre el seguimiento del inventario, en especial, sobre las hojas de PAR.

¿Las hojas de cálculo de PAR se deben imprimir o tener en formato digital?

Cada opción tiene sus ventajas y desventajas, pero te sugerimos que uses hojas de PAR en versión digital. Las hojas de PAR impresas son más portátiles y se pueden sujetar al portapapeles, pero tendrás que imprimirlas nuevamente cada vez que tengas un nuevo pedido de inventario, lo cual podría ser diario. También puedes consultar las hojas de PAR en línea en una tableta u otro dispositivo móvil mientras recorres el área de servicio del local.

Aunque imprimas las hojas de 100 en 100, desperdiciarás mucho dinero, papel y tinta. Además, en las hojas de papel es más difícil cambiar los números y no hacen los cálculos por ti, lo que aumenta la posibilidad de error humano.

Las hojas de PAR en versión digital se pueden cambiar fácilmente cada vez que haces un pedido de inventario y los números nuevos pueden reemplazar a los antiguos. Sin embargo, a menos que tengas una tableta o una laptop, puede resultar incómodo introducir los números en la computadora.

Elijas lo que elijas, es importante que te quedes con un sistema con el que te sientas a gusto.

¿Se deben organizar las hojas de PAR por tipo de alimento o por proveedor?

Si tienes un solo proveedor (o un proveedor que envía la mayor parte de tu inventario), lo más lógico sería organizar tu hoja de PAR por artículo alimentario, no por proveedor.

De esta manera, cuando estés viendo una parte del área de servicio de tu negocio, podrás centrarte en una sección de la hoja.

Sin embargo, si tienes varios proveedores de alimentos, lo más probable es que todos hagan sus entregas en días diferentes. Si ese es el caso de tu restaurante, puedes desglosar tus hojas de PAR por proveedor, no por artículo alimentario. De esta manera, tu equipo puede recorrer el área de servicio y tomar nota de cuáles artículos necesitan reposición, según el proveedor que esté por visitarlos.

Organizar por proveedores también es útil para garantizar la precisión de los pedidos. Al momento del envío, compara la hoja de inventario de PAR (que también sirve como plantilla de pedido) con el recibo de los proveedores para verificar la exactitud.

¿Hay mejores soluciones de inventario para restaurantes que las hojas de PAR?

Establecer el PAR se ha convertido en una práctica recomendada en el sector. Es una forma sencilla de entender cuánto inventario debes tener a mano para tranquilidad, organización y proyección de ventas.

Dicho eso, hay mejores formas de realizar el seguimiento real del inventario. Un sistema de gestión de inventario de restaurantes vinculado a tu punto de venta realiza un seguimiento en tiempo real del agotamiento de cada ingrediente. Usando un sistema como este, puedes ver al final de cada día cuánto inventario se usó, comparar ese número con las cantidades establecidas de PAR y hacer pedidos a partir de esos datos, en lugar de recorrer cada una de las cámaras frigoríficas.

Descarga la guía del área de servicio para obtener hojas de inventario de PAR para tu restaurante.

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