Cómo Underbelly Hospitality tomó el control de sus márgenes con datos y disciplina
xtraCHEF by Toast ayudó a Underbelly Hospitality a lograr un ahorro anualizado de USD 330 000 * en costos de alimentos.
Underbelly Hospitality contrató a Nina Quincy en 2021 como directora de operaciones, en plena pandemia de COVID y durante los confinamientos.
El grupo de restaurantes con sede en Houston está dirigido por el reconocido chef Chris Shepherd. Cuando el chef Chris dio un paso atrás para dedicarse a la gestión de la empresa, los nuevos chefs tuvieron que aprender a hacer lo que él hacía antes. Ahí es donde xtraCHEF by Toast resultó fundamental para ayudarlos a todos a replantearse cómo gestionaban el negocio.
Nina y los chefs de Underbelly supieron sortear los continuos retos operativos a los que se tuvieron que enfrentar tantos restaurantes: los cierres, los cambios de rumbo y las reaperturas. La situación los obligó a revisar detenidamente los precios y los márgenes de su menú.
Durante el breve tiempo que Nina lleva en el cargo, el grupo se expandió más allá de Montrose, el barrio de moda y gastronómico donde se encontraban todos sus restaurantes antes de 2021, y abrió nuevos locales en toda el área metropolitana de Houston.
Aunque sienten mucho optimismo por lo que viene, tuvieron que trabajar mucho, implementar nuevos sistemas y tener disciplina para llegar hasta aquí. Y aquí están: la experiencia corporativa de Nina, unida a xtraCHEF by Toast, ayudó a Underbelly a lograr un ahorro anualizado de USD 330 000* en costos de alimentos.
Con la ayuda de xtraCHEF by Toast, Underbelly Hospitality Group logró reducir los costos en un 3 % en promedio en todos sus establecimientos, lo que les supuso un ahorro de más de USD 330 000* al año.
* Estos resultados son proporcionados por el cliente. Los resultados individuales variarán.
“Revenue buys forgiveness. If you’re a $6 million restaurant, there’s a lot of forgiveness in those numbers, but when you're now a $1.8 million, oh man all of your flaws are glaring. - Nina Quincy, Director of Operations at Underbelly Hospitality”
Equilibra el instinto con el análisis para obtener un cálculo de costos más prescriptivo
Cuando Nina se incorporó al equipo el año pasado, enseguida se dio cuenta de que nadie calculaba realmente los costos de las recetas y los artículos del menú. Antes de utilizar xtraCHEF, ella afirma que la fijación de precios y el cálculo de costos solían ser “más una cuestión de suerte que de acierto”.
“Chris [Shepherd] es un chef fenomenal. Tiene la capacidad instintiva de tomar las decisiones correctas. Y tenía un instinto especial para fijar los precios con precisión”.
La Bellaire Campechana del nuevo restaurante Wild Oats de Underbelly.
Pero a medida que la operación de un restaurante se expande y madura, especialmente en medio de una pandemia y de problemas en la cadena de suministro, los instintos deben equilibrarse con la información estratégica. Eso es exactamente lo que xtraCHEF ofreció.
“Los ingresos compran el perdón. Con el brote de COVID, intentábamos controlar nuestros costos porque estábamos funcionando a una menor capacidad. En un restaurante que normalmente atendería a más de 300 comensales, solo atendíamos a 75. Si tu restaurante factura USD 6 millones, esas cifras permiten mucho margen de error, pero cuando pasas a facturar USD 1,8 millones, ¡vaya!, todos tus defectos saltan a la vista”.
Las deficiencias en las prácticas de costeo y fijación de precios de Underbelly se hicieron evidentes cuando sus ingresos ya no podían permitir ese margen de error.
“Cualquiera puede ver un estado de pérdidas y ganancias y notar que se supone que debemos estar en un 32 % [de costo de alimentos] y estamos en un 36 %”. Pero lo que ganamos ahora con xtraCHEF es comprender cómo se llega a ese resultado. Ayudó a nuestro personal a aprender cómo se acumulan los costos y cómo podemos controlarlos”.
xtraCHEF no fue el único que ayudó a Nina a aportar información nueva y práctica a Underbelly Hospitality. También se asociaron con Culinary Matters, una empresa local de consultoría de alimentos y bebidas de Houston fundada por el chef Omar Pereney.
Las herramientas de costos de xtraCHEF by Toast ayudaron a Underbellya controlar los costos.
Gracias a xtraCHEF, Nina y el equipo de Culinary Matters lograron reducir los costos de alimentos en un 3 % de media en todos sus conceptos, lo que supone más de USD 330 000 para el grupo Underbelly.
El chef Nick Wong, de Underbelly, fue el primero de los chefs de Underbelly en dar el paso y adoptar plenamente xtraCHEF. Se puso en contacto con Chris Cai, especialista culinaria de Culinary Matters, y ella lo ayudó a familiarizarse rápidamente con toda la plataforma.
Underbelly ofrece menús dinámicos y en constante cambio en todos sus restaurantes. Gracias a xtraCHEF, el chef Omar y Chris Cai ayudaron al equipo de Underbelly a calcular los costos de los nuevos platos y a gestionar mejor su extensa lista de ingredientes.
El chef Omar dice que usar xtraCHEF y el POS de Toast es imprescindible para todos los clientes de Culinary Matters.
“With food costs, I will say there isn’t a single system that gets anywhere close to xtraCHEF because you guys started with the hardest part — invoice automation. - Omar Pereney, Owner, Culinary Matters”
Perfecciona los precios del menú con combinaciones precisas de productos
Los informes de combinación de productos, o PMix, de xtraCHEF fueron especialmente útiles para Nina, el chef Wong y el equipo de Underbelly.
“Siento que una de las cosas que los restaurantes dan por sentadas es el PMix. Lo usamos para ver cómo hacer los pedidos o para ver qué se está vendiendo y si tenemos que eliminar platos o cambiar el menú, pero puede hacer mucho más”.
La información de los informes de PMix es fundamental para fijar precios del menú precisos y rentables.
La fijación de precios del menú en xtraCHEF by Toast se basa enla automatización del procesamiento de facturas.
Aumentar los precios no siempre es fácil. Los restaurantes entablan relaciones con sus clientes, y un factor clave de esa relación es ofrecer constancia, especialmente en los precios. Pero Nina sabía que tenía que dejar que el PMix hablara por sí solo.
“Lo que aprendí con los años es que, cuando tienes un producto de gran venta, sabes que todos los que vengan lo van a pedir de todos modos, y tiene márgenes muy buenos”.
Nina dice que es fundamental conocer tus cifras para poder identificar y optimizar los precios de estos productos estrella. Así podrás tener la seguridad de que estos platos estrella serán los que más dinero te generen y te abrirán las puertas a la creatividad culinaria.
Un gran ejemplo es la ensalada de arroz crujiente de UB Preserv, un éxito de ventas que tenía un costo de alimentos del 8 %. Ese bajo costo le permite contribuir significativamente a la rentabilidad general del menú, pero solo si tiene el precio adecuado. Si la ensalada hubiera tenido un precio inferior a USD 10, no habría contribuido mucho. Dada su popularidad y bajo costo, Nina dice que se sintieron cómodos manteniendo su precio entre los USD 14 y USD 16 sin preocuparse de que esto ahuyentara a los clientes. El plato era delicioso y popular, además de ser un elemento clave que impulsó la rentabilidad de todo el menú.
“Esos platos estrella son los que permiten hacer todas esas cosas divertidas y atractivas que a los chefs les gusta hacer. Eso es lo que te permite tener cierta libertad y divertirte”.
Fajitas de costilla corta del chef Nick Wong deUB Preserv.
Una de esas propuestas divertidas y atractivas es la versión de fajitas que creó el chef Wong: una mezcla de fajitas de costilla corta con todos los acompañamientos típicos de una barbacoa coreana: nước chấm, verduras encurtidas y lechuga mantecosa en lugar de tortillas.
“Técnicamente seguía siendo una fajita, pero era nuestra propia versión, y el margen era mucho menor porque teníamos que mantener el precio bajo para evitar el impacto del precio en los clientes. Y, una vez más, fueron los platos populares y económicos los que hicieron posible estas divertidas fajitas”.
“Those heavy lifters are the ones that make it possible to do all the fun, sexy things that chefs like to do. That’s what allows you to have some freedom and fun. - Nina Quincy, Director of Operations at Underbelly Hospitality.”
Sacrificar tus platos favoritos en tiempos turbulentos
Nina dice que para el chef Wong supuso un gran avance poder ver los cambios en los costos de los ingredientes y de las recetas, dado que los precios de los ingredientes fluctuaban constantemente.
“No necesitas cambiar los precios y costos todos los días; literalmente puedes hacer un seguimiento del promedio y asegurarte de que siga teniendo sentido. O puedes volver a hablar con tus proveedores, comparar precios, pedir mejores ofertas o llamarles la atención si el precio de la carne de res sube de repente un 20 %”.
Afirma que estos ejercicios de cálculo de costos y fijación de precios basados en datos habrían sido importantes en cualquier caso, pero que hoy en día tienen un impacto exponencialmente mayor debido a la volatilidad provocada por los problemas en la cadena de suministro, la inflación y la escasez de mano de obra.
El seguimiento de precios en xtraCHEF muestra cómo varían los precios de tus productos a lo largo del tiempo.
De hecho, la volatilidad de los precios obligó al equipo de Underbelly a tomar la difícil decisión de retirar de la carta de Hay Merchant su plato más popular: las alitas de pollo.
Hay Merchant era la propuesta sofisticada del grupo para la comida de bar clásica. Aunque el concepto cambió, el legado de sus alitas de pollo sigue vivo. El restaurante recibió mucho reconocimiento por sus alitas, que incluían las tradicionales al estilo Buffalo, así como las alitas PB&J, con salsa Tiger y con salsa nước chấm.
Nina y su equipo se dieron cuenta de que el costo del pollo había subido drásticamente, oscilando entre un 30 % y un 40 % por encima de lo habitual. En lugar de sacrificar la calidad o el tamaño de la porción de su famoso plato estrella, decidieron retirarlo por completo.
“Al principio subimos el precio, y por una docena cobrábamos más de USD 20. Pero luego los precios volvieron a subir, y el precio que tendríamos que cobrar solo para mantener un costo del 35 % era totalmente inaceptable, así que las quitamos”.
El futuro exige control de costos
Nina no está segura de si el aumento de los precios es algo temporal o si llegó para quedarse.
“Es lo que hay. Como industria, tenemos que hacer estos cambios [en los costos y los precios del menú] ahora mismo. No podemos quedarnos sentados esperando a que las cosas cambien, porque realmente no creo que eso suceda.
Si no hubiéramos empezado a prestar atención a los costos, ni hubiéramos contratado a Chris Cai y potenciado xtraCHEF, todos esos [beneficios de costos y fijación de precios] se habrían perdido. No solo tendríamos una menor capacidad y menos ingresos por eso, sino que nuestros márgenes de costos habrían sido desastrosos”.
Y, sin embargo, poco más de un año después de poner en marcha xtraCHEF, Underbelly puede mirar atrás con orgullo por haber superado con éxito las turbulencias de los últimos 12 meses, reorientando su actividad hacia múltiples y emocionantes aventuras nuevas.
Al combinar datos y disciplina, Underbelly Hospitality consigue sacar más partido a cada dólar que ingresa. Están arrasando en 2022 con nuevos conceptos y sabores, y con la confianza necesaria para explorar nuevas vías de rentabilidad.
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