Spoken Cafe gestiona las horas pico de la mañana con Toast

Dejar atrás la caja registradora

Will Goodwin, empleado convertido en propietario de Spoken Cafe en Chicago, Illinois, trabajó con notas de papel y una caja registradora durante casi 15 años en la cafetería. Sin embargo, en los últimos años se corrió la voz sobre los platos cajún artesanales de Spoken Cafe y el restaurante creció más de un 20 % cada mes desde que Will asumió la propiedad en 2013.

“Cada vez estamos más ocupados y agregamos nuevos especiales todos los días”, dice Will. “Con el tiempo, eso se convirtió en una enorme cantidad de papeleo, con tickets escritos a mano y una caja registradora estándar. Ingresaba todo en una hoja de cálculo y analizaba los números solo para ver los datos históricos.”

El crecimiento constante, las horas pico con cada vez más visitas y la necesidad de simplificar los informes de ventas llevaron a Will a buscar un sistema de gestión de restaurantes más eficaz.

La tecnología de punto de venta adecuada para cafeterías

Durante años, Will evitó los sistemas de punto de venta en general porque los costos de los equipos heredados y de la instalación eran insuperables. Sin embargo, la aparición de los sistemas de punto de venta para cafeterías basados en tabletas cambió las reglas del juego para negocios independientes como Spoken Cafe.

“Cada vez que buscaba nuevos sistemas de punto de venta, las únicas opciones eran empresas tradicionales que cobraban una fortuna solo por un equipo anticuado”, afirma Will. “Las tabletas transformaron la industria de los restaurantes. El rápido avance de la tecnología hizo que los sistemas de punto de venta basados en tabletas sean más económicos y mucho más fáciles de usar”.

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Will dice que pasó más de un año investigando la tecnología adecuada para Spoken Cafe y finalmente se decidió por Toast, en parte por su funcionalidad principal para restaurantes.

“Hay muchos sistemas en el mercado, pero Toast es el único que se diseñó exclusivamente para restaurantes. Tenemos un plato especial nuevo cada día de la semana, hacemos ajustes en las pantallas y en los modificadores de artículos, y cambiamos la forma en que hacemos el cierre del día. Con Toast, todo eso se hace en unos segundos”.

Además de que se diseñó específicamente para restaurantes, Toast es uno de los pocos sistemas de equipos de punto de venta para Android que existen, lo cual fue un indicador clave de calidad para Will.

“El hecho de que Toast sea un sistema Android es muy importante para mí”, afirma Will. “Los productos con iOS son computadoras con un diseño realmente atractivo, pero no se pueden personalizar en absoluto”. Los sistemas basados en Android son muy personalizables, lo que me parece muy importante a la hora de gestionar un negocio. “Cada uno de nuestros empleados es usuario de Apple, pero todos aprendieron fácilmente a usar y personalizar Toast”.

Gestionar con éxito las horas pico con equipos modernos

Spoken Cafe se ubica estratégicamente entre dos estaciones de tren, por lo que el personal debe prepararse para atender a una gran cantidad de clientes cada media hora. Will informa que la fila puede pasar de una a 15 personas en cuestión de segundos. El rendimiento y la eficacia son fundamentales para el éxito del negocio.

“Toast tuvo un gran impacto porque nos permitió agilizar el trabajo en las horas pico. Usamos dispositivos portátiles para agilizar las filas y tomar los pedidos antes de que los clientes lleguen al mostrador. El tiempo de preparación promedio durante nuestras horas pico es de unos 8,5 minutos, lo cual es mucho mejor que con el viejo sistema artesanal, aunque en aquel entonces no podía medirlo con exactitud.”

Antes de Toast, los cajeros de Spoken tenían que anotar los pedidos a mano en tickets o en tazas de café y llevarlos personalmente hasta la sección de delicatessen o hasta la estación del barista. Había una pila altísima de tazas de café en el mostrador de la caja y los baristas dependían de una letra legible para gestionar los pedidos.

Gracias a las pantallas de cocina de Toast, el personal puede empezar a preparar los pedidos incluso antes de que se procese el pago del cliente en la caja.

“Las pantallas del Sistema de pantallas de cocina Toast nos indican exactamente cuánto tiempo se tarda en entregar un pedido al cliente, ya que cada pedido tiene un temporizador. Tenemos un mejor control de nuestra gestión de la fila en ese momento. Eliminamos muchos desplazamientos innecesarios detrás del mostrador al reemplazar los tickets de papel; ¡el espacio aquí es muy reducido!”.

Acceso en tiempo real a los datos del restaurante

Parte del éxito de Spoken Cafe en los últimos años se puede atribuir a la gran atención que Will presta a la contabilidad y a los informes de ventas. Will entendía que los datos eran un componente clave para gestionar un restaurante rentable, pero no quería dedicar tanto tiempo a estar al día con ellos.

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“Necesitas datos para ayudar a mejorar tu negocio, pero ¿a qué precio? Casi todos los días comparo nuestras ventas con las del año pasado”, dice. “Con Toast, es muy fácil mirar hacia atrás y ver cómo nos fue el año pasado. Uso los datos comparativos de Toast para medir el éxito a lo largo del tiempo”.

Para Will y su equipo, el tiempo es dinero.

“El tiempo de cada persona tiene un valor. Mi tiempo vale mucho. Toast me permite ahorrar dinero porque de ninguna manera me voy a dedicar a registrar todos esos datos a mano. Antes de Toast, tenía que pagarle a mi personal para que lo hiciera. Ahora me resulta increíblemente fácil echar un vistazo y ver cómo va el día aunque no esté aquí en el restaurante”.

Retorno de la inversión

Para Spoken Cafe era importante encontrar un sistema económico, pero la estrategia de compra de Will se basaba más en medir el retorno de su inversión que en buscar la opción más barata. Toast se personalizó para Spoken Cafe, lo que les permitió atender a los clientes más rápido y generar informes de ventas con facilidad. Para Will, eso es el retorno de la inversión.

“Da miedo invertir más dinero en el negocio”, afirma, “pero tienes que darte cuenta de que estas adiciones van a aportar mejoras. Toast fue una inversión para nosotros, pero es una inversión cuantificable que da sus frutos”.

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